La începutul folosirii unui catalog electronic, școala are deja o mare parte din informațiile necesare: clase, elevi, contacte ale părinților și profesori. Introducerea lor din nou, persoană cu persoană, consumă timp și face loc unor diferențe între liste. Fișierele exportate din SIIIR pot fi punctul de plecare pentru pregătirea acestor date în CATALOGO.
Importul SIIIR permite încărcarea rapoartelor, revizuirea lor pe categorii și confirmarea datelor care vor ajunge în catalog. Este un import din fișiere, pe care îl pregătește și îl confirmă școala. Actualizările făcute ulterior în SIIIR nu se preiau printr-o sincronizare continuă.
Fișierele potrivite pentru anul în care lucrezi
Pregătirea începe cu alegerea anului școlar și cu rapoartele cerute de aplicație. Importul este disponibil persoanelor cu rol de director sau administrator, pentru anul activ ori pentru un an în pregătire. Anul ales contează pentru clase și pentru înscrierile elevilor, așa că merită verificat înainte de încărcare.
CATALOGO folosește fișiere Excel SIIIR indicate în ecranul de import: raportul 400 pentru date matricole și școlare, raportul 407 pentru clase, elevi și părinți și raportul 1220 pentru profesori. Rapoartele 400 și 407 se încarcă în câmpurile lor, atunci când le ai pe amândouă. Persoana care operează SIIIR poate pregăti exporturile potrivite.
O școală cu mai multe unități verifică și întinderea importului: o singură unitate sau toate cele cuprinse în fișiere. Această alegere ajută la păstrarea unui context clar încă de la început. Un fișier recent și complet pentru anul dorit este o bază mai bună de lucru decât combinarea unor liste despre care nu se mai știe când au fost extrase.
Unitățile și clasele se asociază înainte de salvare
În revizuire, unitățile din fișiere trebuie legate de cele din catalog. Poți alege o unitate existentă sau poți crea una, după situația școlii. Denumirea singură nu rezolvă întotdeauna alegerea: aceeași structură poate apărea diferit în două documente, iar două clase pot avea denumiri asemănătoare în unități diferite.
CATALOGO păstrează vizibilă asocierea cu unitatea în care vor ajunge datele. Unde există asocieri lipsă, acestea pot fi completate pentru ciornă, după verificarea destinației. Urmează apoi clasele și grupele: denumirea, nivelul de învățământ și informațiile cerute pentru organizarea lor.
De exemplu, o clasă „a V-a A” din structura arondată nu trebuie confundată cu o clasă cu aceeași denumire din unitatea principală. Verificarea unității împreună cu clasa este mai utilă decât citirea izolată a numelui. Pentru preșcolar se verifică tipul grupei, iar pentru liceu se completează informațiile specifice, inclusiv filiera.
Elevul se verifică împreună cu înscrierea și familia
Un nume de elev are sens în contextul clasei, anului și contactelor sale. În import, rândul elevului păstrează la îndemână înscrierile și părinții asociați. Poți revizui persoana, clasa sau grupa, datele înscrierii și contactele fără să reconstruiești legăturile din liste independente.
Această verificare este importantă și când în catalog există deja persoane. Înainte să confirmi crearea unei înregistrări, examinezi potrivirile propuse și alegi persoana corectă. Două nume identice nu sunt suficiente pentru a decide că este aceeași persoană; o diferență de scriere nu dovedește nici ea că este nevoie de o persoană nouă.
Contactele familiei merită aceeași atenție. Un părinte poate fi asociat mai multor copii, iar adresa de email poate lipsi sau poate necesita corectare. Datele pe care nu le ai încă se adună și se completează; o adresă inventată ar crea o problemă exact în momentul în care școala încearcă să ofere acces familiei.
Ciorna permite completarea în ritmul școlii
Pregătirea importului poate necesita informații de la mai multe persoane. Secretariatul are rapoartele, un diriginte poate clarifica un contact, iar conducerea verifică o clasă. Nu toate aceste răspunsuri sunt disponibile în aceeași ședință de lucru.
Importul se păstrează ca ciornă. După salvare, îl poți închide și relua prin „Continuă importul”. Această posibilitate este utilă când ai nevoie să verifici o asociere sau să aduni date lipsă înainte de confirmare. Ciorna salvată arată că pregătirea a fost păstrată; datele acceptate ajung în catalog la încheierea importului.
Profesorii se revizuiesc în categoria lor, împreună cu adresele de email și informațiile disponibile. Poți completa manual date în tabelele de pregătire. Înainte să întrerupi lucrul, verifici confirmarea salvării, astfel încât continuarea să pornească de la ceea ce ai verificat deja.
Verificarea finală arată ce urmează să fie importat
După revizuirea categoriilor, etapa „Verificare și import” reunește lucrurile care mai trebuie lămurite. Examinezi asocierile cu datele existente, rândurile incluse și valorile care vor fi păstrate. Dacă faci modificări, verificarea se reia pentru forma corectată a ciornei.
Rezumatul final este momentul potrivit pentru o ultimă citire: unitățile sunt cele dorite, clasele aparțin anului ales, elevii au înscrierile corecte, iar profesorii și contactele au fost revizuite. Confirmarea aplică datele acceptate. După mesajul de încheiere, rezultatul se verifică în paginile „Clase”, „Elevi” și „Profesori”.
Dacă nu este clar dacă o confirmare s-a încheiat, verifici rezultatul importului și datele existente înainte să repeți operația. Lista importurilor păstrează accesul la rezultatul salvat. Reîncărcarea imediată a acelorași fișiere nu este necesară pentru a afla ce s-a importat.
Accesul și organizarea didactică se pregătesc în continuare
Importul persoanelor nu trimite automat invitații de cont. După ce verifici datele, pregătești separat accesul profesorilor, părinților și elevilor. Contactul unui părinte și contul prin care acesta intră în aplicație sunt lucruri distincte, iar asocierea cu elevul trebuie să fie corectă.
Urmează și organizarea didactică: atribuirea disciplinelor, verificarea profesorilor, opționalele și orarul. Datele importate formează punctul de plecare pentru administrarea școlii. Din acest punct, conducerea poate continua pregătirea, iar profesorii vor lucra în catalogul claselor atribuite.
Informațiile elevilor care mai necesită completări pot fi urmărite în „Verificare date elevi”. Conducerea vede situația școlii pentru anul ales, iar dirigintele își poate verifica propria clasă. Astfel, completarea datelor poate continua în activitatea curentă, cu responsabilități potrivite fiecărei persoane.
O pornire care folosește munca deja făcută
Importul din SIIIR este valoros atunci când scurtează reintroducerea informațiilor și lasă școlii timp pentru verificările care contează. La final, elevii au clasa și contactele verificate, iar profesorii pot primi atribuirile de care au nevoie pentru lucru.
Acest parcurs arată concret cum începe folosirea aplicației: date cunoscute, asocieri revizuite și confirmare înainte de aplicare. Odată verificate, ele susțin munca zilnică a profesorilor și consultarea informațiilor prin conturile părinților și elevilor.