La final de an, munca din catalog se schimbă. Notele și absențele trebuie privite împreună, situațiile elevilor trebuie verificate, iar documentele clasei trebuie pregătite. Pentru un diriginte, problema este să afle ce mai lipsește. Pentru conducere, întrebarea este câte clase sunt pregătite și unde mai este nevoie de intervenție.
CATALOGO organizează încheierea anului școlar în jurul acestor responsabilități. Verificarea arată elementele rămase, situațiile se completează în registru, clasa primește un marcaj de încheiere, iar documentele se generează din datele înregistrate. Conducerea urmărește apoi finalizarea la nivelul întregii școli.
O listă concretă pentru ceea ce a rămas de completat
Din pagina clasei, responsabilul ei deschide „Încheierea anului” și consultă verificările. Elevul, disciplina și modulul oferă repere pentru fiecare element neterminat. În loc să parcurgă întregul catalog căutând o rubrică lipsă, poate începe cu situațiile indicate de aplicație.
De exemplu, o clasă poate avea aproape toate situațiile pregătite, dar câteva înregistrări rămase la discipline diferite. Lista îi permite dirigintelui să identifice exact elevii și materiile implicate. Profesorii autorizați completează sau corectează datele, după care verificarea se actualizează pentru a reflecta schimbările.
Avantajul este unul de organizare: elementele rămase au un loc în care pot fi revăzute. CATALOGO arată ce trebuie verificat, iar oamenii care răspund de catalog stabilesc și completează situația reală. Aceeași pagină poate fi consultată pe parcursul pregătirii, fără să fie nevoie ca toate completările să se termine într-o singură sesiune.
Rezultatele elevului, privite împreună
Fișa elevului și centralizatorul reunesc informațiile necesare verificării situației școlare. Mediile calculate din evaluările înregistrate pot fi citite alături de rezultatele care le susțin. Purtarea, absențele și situația generală a elevului își păstrează contextul în procesul de încheiere.
La o valoare care pare neașteptată, profesorul poate reveni la înregistrările din catalogul electronic. Verificarea aceleiași discipline și a aceluiași an ajută la deosebirea unei date lipsă de o evaluare care trebuie corectată. Completarea se face în locul în care aparține informația, astfel încât situația elevului și documentele ulterioare să pornească din aceleași date.
Această legătură este utilă mai ales când la verificare participă mai multe cadre didactice. Dirigintele poate indica înregistrarea relevantă, iar profesorul disciplinei poate verifica evaluările sale. Fiecare intervenție rămâne legată de persoana care o face, prin operațiile disponibile contului său.
Încheierea clasei are un responsabil și o confirmare
Clasa poate fi încheiată de responsabilul ei — diriginte, învățător sau educator, după caz — ori de conducerea autorizată. După verificarea situațiilor, persoana citește starea clasei, confirmă că a verificat-o și finalizează operația cu PIN-ul cerut. Clasa afișează cine a încheiat-o și când.
Marcajul face vizibilă asumarea verificării. Într-o școală cu multe clase, diferența dintre „am început să verific” și „am încheiat clasa” devine astfel ușor de urmărit. Conducerea poate discuta cu responsabilul potrivit, având la dispoziție starea înregistrată.
Dacă lista mai conține elemente neterminate, se aplică setarea stabilită de director pentru școală. Când încheierea cu astfel de elemente nu este permisă, datele trebuie completate înainte de confirmare. PIN-ul confirmă operația persoanei autorizate; verificările clasei rămân parte din proces.
O corecție ulterioară rămâne posibilă în cadrul potrivit
Se poate întâmpla ca o eroare să fie observată după marcarea clasei ca încheiată. CATALOGO păstrează posibilitatea corecțiilor autorizate în registru. Dacă trebuie retras marcajul de încheiere, există operația „Redeschide clasa”, cu acces în funcție de responsabilitate și de starea anului.
Cât timp anul nu este marcat încheiat, responsabilul clasei o poate redeschide. După încheierea anului, redeschiderea revine directorului sau administratorului. În acest caz, redeschiderea unei clase retrage și marcajul de încheiere a anului, păstrând deciziile deja revizuite despre absolvire și plecare.
La o completare târzie, persoana verifică dacă este necesară corectarea unei înregistrări, retragerea marcajului clasei sau ambele. Înregistrările existente și istoricul modificărilor oferă contextul pentru verificare. Corecția se face în catalogul în care aparține, păstrând clasa și înscrierea elevului.
Documentele PDF pornesc din datele clasei
Din „Generează documentele”, responsabilul clasei și conducerea pot descărca catalogul clasei, procesul-verbal de predare-primire a catalogului și documentul cu datele personale ale elevilor. Înaintea descărcării se verifică anul, clasa și unitatea școlară asociată.
Pentru procesul-verbal, panoul permite verificarea profesorilor și a numărului de cataloage completate, necompletate și anulate. Corecțiile acestor numere se folosesc la descărcarea respectivă. Astfel, documentul poate fi pregătit cu informațiile relevante pentru predarea care urmează.
PDF-ul se deschide după generare pentru verificarea școlii, anului, clasei, elevilor și paginilor necesare. Tipărirea și semnarea continuă apoi în cadrul procedurilor școlii. Descărcarea produce fișierul; încheierea clasei și încheierea anului au confirmările lor separate.
Dacă o informație din catalog este corectată după descărcare, se generează din nou documentul. Fișierul deja salvat reflectă datele de la momentul generării. Acest lucru contează când mai multe persoane pregătesc documentele în zile diferite: versiunea pentru tipărire trebuie verificată după ultimele completări.
Conducerea încheie anul după verificarea tuturor claselor
În „Ani școlari”, directorul sau administratorul urmărește încheierea la nivelul școlii. Sunt verificate toate clasele anului, inclusiv grupele și clasele fără elevi. Marcajul de încheiere a anului poate fi acordat după ce toate clasele sunt încheiate.
Revizia școlii include și situațiile de absolvire și plecare. Conducerea verifică deciziile reale, citește rezumatul și confirmă încheierea cu PIN-ul cerut. Această vedere de ansamblu completează munca responsabililor de clasă: finalizarea unei singure clase poate fi urmărită distinct de finalizarea întregii școli.
Pentru o școală cu mai multe structuri, utilitatea este imediată. Pregătirea documentelor poate avansa acolo unde verificările sunt terminate, iar clasele care mai au de lucru rămân identificabile. Conducerea are un reper comun pentru coordonare, în locul unor confirmări verbale răspândite pe parcursul zilei.
Anul încheiat și pregătirea celui următor au locul lor
Încheierea clasei, încheierea anului și arhivarea sunt etape distincte. Anii anteriori pot fi selectați pentru consultarea datelor și a documentelor. Alegerea unui an din selector schimbă informațiile citite, fără să îl transforme în anul activ al școlii.
Pregătirea următorului an se face separat, prin instrumentele de administrare a școlii. Directorul poate pregăti calendarul, clasele, disciplinele și celelalte date necesare. Încheierea anului curent nu repartizează automat elevii în anul următor; repartizarea are propria verificare.
Separarea acestor operații lasă școlii loc pentru ritmul real de lucru. O echipă poate termina situațiile și documentele anului curent, în timp ce conducerea pregătește structura următoare. Fiecare etapă are un rezultat vizibil și o confirmare a persoanei responsabile.